1. Kto odpowiada za Twoje dane
Aplikację Mój Najem udostępnia ZIEL-DOM Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Trzebiechowie, ul. Słoneczna 21, 66-132 Trzebiechów, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000835301 (Sąd Rejonowy w Zielonej Górze, VIII Wydział Gospodarczy KRS), NIP 9292036445, REGON 385833730 (dalej: „ZIEL-DOM”, „my”).
Kontakt w sprawach danych osobowych: contact@rent-manager.eu albo listownie na adres siedziby. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, bo nie mamy takiego obowiązku (art. 37 RODO) — na wszystkie pytania odpowiadamy pod adresem powyżej.
„RODO” to rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
2. Dwie role — najważniejsze w skrócie
W aplikacji są dwa rodzaje danych i dwa różne podmioty, które o nich decydują:
| Jakie dane | Kto o nich decyduje (administrator) | Rola ZIEL-DOM |
|---|---|---|
| Dane Twojego konta: e-mail, nazwa (imię i nazwisko) konta, identyfikator konta, zdjęcie i nazwa z konta Google (gdy logujesz się przez Google), Twoje „Moje dane”, ustawienia, tokeny powiadomień, Twoje zgłoszenia do nas, zapis o akceptacji regulaminu | ZIEL-DOM | administrator |
| Dane, które wynajmujący wpisuje o swoich najemcach, firmach, pracownikach firm i osobach zamieszkujących, oraz umowy, rachunki, wpłaty, protokoły, pisma i pliki dotyczące najmu | dany wynajmujący | podmiot przetwarzający — przetwarzamy je tylko na polecenie wynajmującego (art. 28 RODO), na zasadach z § 8 Regulaminu |
Jeśli jesteś najemcą, a Twój wynajmujący prowadzi najem w Mój Najem: za dane w jego ewidencji odpowiada wynajmujący. To on powinien przekazać Ci informację o przetwarzaniu danych (aplikacja dołącza taką informację do każdej umowy jako załącznik). Prośby o dostęp, poprawienie lub usunięcie tych danych kieruj do wynajmującego. Jeśli napiszesz do nas, przekażemy Twoją prośbę wynajmującemu i pomożemy mu ją wykonać.
ZIEL-DOM może też sama korzystać z aplikacji jako wynajmujący — wtedy wobec swoich najemców jest administratorem tak samo jak każdy inny wynajmujący.
3. Dane, za które odpowiada ZIEL-DOM — po co, na jakiej podstawie i jak długo
| Cel | Jakie dane | Podstawa prawna | Jak długo |
|---|---|---|---|
| Założenie i prowadzenie konta, logowanie, potwierdzenie adresu e-mail, zmiana hasła | e-mail, hasło (przechowywane przez Google w postaci zaszyfrowanej — nie znamy go), nazwa konta, identyfikator konta, data założenia; przy logowaniu przez Google: nazwa, e-mail i zdjęcie z konta Google | wykonanie umowy o świadczenie usługi — art. 6 ust. 1 lit. b RODO | do usunięcia konta |
| Działanie aplikacji: Twoje „Moje dane” wstawiane do umów i dokumentów | wynajmujący: imię i nazwisko lub firma, adres, PESEL albo rodzaj i numer dokumentu tożsamości, NIP, KRS, REGON, przedstawiciel, telefon, e-mail, numer rachunku bankowego, telefon do BLIK, regulamin obiektu, ustawienia przypomnień; najemca: imię, nazwisko, obywatelstwo, data urodzenia, PESEL albo rodzaj i numer dokumentu, adres, telefon, e-mail, język; dla firmy — nazwa, NIP, KRS, REGON, stanowisko przedstawiciela | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | do usunięcia konta albo wcześniej, gdy sam usuniesz dane |
| Udostępnienie Twoich danych wynajmującemu kodem („Udostępnij”) | kopia Twoich „Moich danych” | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — kod przekazujesz sam, z własnej woli | kod działa 7 dni; kopię usuwamy po wykorzystaniu kodu albo po jego wygaśnięciu |
| Powiadomienia na telefonie | token urządzenia (Firebase Cloud Messaging), rodzaj systemu, język, identyfikator konta | art. 6 ust. 1 lit. b RODO; powiadomienia możesz w każdej chwili wyłączyć w ustawieniach telefonu | do wylogowania na danym telefonie, usunięcia konta albo wygaśnięcia tokena |
| E-maile związane z usługą (potwierdzenie rejestracji, powiadomienia) | e-mail, treść wiadomości | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | zob. pkt 7 |
| Zgłoszenia „Zgłoś problem / Twoje uwagi” i inny kontakt z nami | e-mail, treść, zrzut ekranu (jeśli go dodasz), wersja aplikacji, producent i model telefonu, wersja systemu, język, strona aplikacji (wynajmujący / najemca), identyfikator konta | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (pomoc w korzystaniu z usługi); art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes: naprawianie błędów i ulepszanie aplikacji) | do 2 lat od zakończenia sprawy |
| Reklamacje, zgłoszenia nielegalnych treści, odpowiedzi na pytania organów | dane z reklamacji lub zgłoszenia | art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki prawne) | do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
| Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom | adres IP i dane techniczne logowania (zapisuje je Google na kilka tygodni), identyfikator konta, czas zdarzeń, techniczne logi serwera | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (bezpieczeństwo usługi) | logi serwera do 30 dni |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń; dowód wykonania żądania usunięcia konta | dane niezbędne w danej sprawie; zapis o usunięciu konta (identyfikator konta, data, wynik) | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | zapis o usunięciu — 12 miesięcy; pozostałe — do przedawnienia roszczeń |
| Dowód akceptacji Regulaminu i zapoznania się z Polityką prywatności (także jej kolejnych wersji) | identyfikator konta, adres e-mail konta, wersja i suma kontrolna dokumentu, data i godzina akceptacji (czas serwera), sposób akceptacji, informacja, czy tekst został otwarty, potwierdzenie pełnoletności, wersja aplikacji i rodzaj systemu, informacja o wysłaniu potwierdzenia e-mailem | w czasie trwania umowy — art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO; po usunięciu konta — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes: możliwość wykazania, na jakich warunkach świadczyliśmy usługę, i obrona przed roszczeniami; art. 17 ust. 3 lit. e RODO) | do usunięcia konta w pełnym zakresie; potem tylko zapis minimalny (zamiast adresu e-mail — jego skrót kryptograficzny, bez wersji aplikacji i systemu) przez 6 lat, licząc od końca roku, w którym usunięto konto (ogólny termin przedawnienia roszczeń, art. 118 Kodeksu cywilnego) |
| Dowód tego, jak działała usługa, po usunięciu konta (minimalny ślad z dziennika zdarzeń) | identyfikator konta, które wykonało działanie (albo „system”), czas, rodzaj działania (utworzenie, zmiana, usunięcie), rodzaj i identyfikator rekordu, skróty SHA-256 podpisanych plików — bez treści zmian, bez imion, nazwisk i innych danych najemców | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (obrona przed roszczeniami dotyczącymi działania usługi; art. 17 ust. 3 lit. e RODO) | 3 lata, licząc od końca roku, w którym usunięto konto |
| Strona internetowa rent-manager.eu | adres IP, data i godzina wejścia, adres otwartej podstrony, rodzaj przeglądarki — w logach serwera strony | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (bezpieczeństwo i działanie strony) | przez krótki, technicznie ograniczony okres, w jakim przechowuje je dostawca hostingu (Hostinger); nie łączymy ich z kontami w aplikacji |
Podanie e-maila i hasła (albo zalogowanie przez Google) jest potrzebne, żeby założyć konto. Pozostałe dane podajesz dobrowolnie — są potrzebne tylko do funkcji, z których chcesz korzystać (np. bez danych wynajmującego aplikacja nie przygotuje umowy).
Czego nie robimy: nie wyświetlamy reklam, nie sprzedajemy danych, nie używamy narzędzi analitycznych ani śledzących, nie tworzymy profili marketingowych, nie wysyłamy reklam e-mailem, nie zbieramy lokalizacji, nie czytamy kontaktów z telefonu, nie używamy mikrofonu. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu w rozumieniu art. 22 RODO. Automatyczne rachunki i przypomnienia o płatności liczą się według warunków, które wpisał wynajmujący, i nie są naszą decyzją wobec Ciebie.
4. Dane, które powierza nam wynajmujący
Wynajmujący może wpisać do aplikacji w szczególności: dane najemców (imię, nazwisko, telefon, e-mail, język, obywatelstwo, data urodzenia, PESEL, rodzaj i numer dokumentu tożsamości, adres, notatki), dane firm i ich przedstawicieli lub osób kontaktowych, dane pracowników firm i osób zamieszkujących (imię, nazwisko, opcjonalnie numer dokumentu), warunki najmu (miejsce, daty, czynsz, media, kaucja, termin i sposób płatności), rachunki, wpłaty, zaległości, pokwitowania, pisma, wezwania, wypowiedzenia i aneksy, protokoły zdawczo-odbiorcze (stany liczników, zdjęcia lokalu i liczników, klucze, uwagi, rozliczenie kaucji, numer rachunku do zwrotu kaucji), podpisy złożone palcem na ekranie, pliki i dokumenty (np. zdjęcia rachunków, szablony umów, skany podpisanych umów) oraz treść wiadomości i e-maili wysyłanych w jego imieniu.
Te dane przetwarzamy wyłącznie po to, żeby świadczyć wynajmującemu usługę, i nie używamy ich do własnych celów. Jak długo są przechowywane, decyduje wynajmujący; usuwamy je, gdy wynajmujący je usunie albo usunie konto.
O podpisie na ekranie: zapisujemy tylko obraz linii podpisu, imię i nazwisko osoby podpisującej, czas i model urządzenia. Nie zapisujemy nacisku ani prędkości ruchu palca.
Dziennik zdarzeń: serwer aplikacji zapisuje automatycznie, kto (identyfikator konta albo „system”), kiedy (czas serwera) i co zrobił z danymi najmu — utworzenie, zmianę lub usunięcie umowy i podpisu, aneksu, wypowiedzenia, wpłaty, rachunku, pobytu, protokołu, pokwitowania, pisma, osoby, firmy, obiektu, profilu oraz akceptacji regulaminu — wraz ze zmienionymi polami i ich nowymi wartościami. Obrazy podpisów, pliki i numery identyfikacyjne (np. PESEL, numer dokumentu, numer rachunku) zapisujemy w dzienniku tylko jako skrót, a nie w postaci jawnej. Nie zapisujemy adresu IP ani lokalizacji. Dziennik jest częścią danych najmu (administratorem jest wynajmujący): służy bezpieczeństwu i temu, żeby obie strony najmu mogły wykazać, kto i kiedy coś zrobił. Wpisów nie da się zmienić ani usunąć w aplikacji; wynajmujący widzi wpisy dotyczące swoich danych, a najemca — dotyczące swojego najmu. Dziennik jest przechowywany tak długo jak dane najmu i usuwany wraz z kontem wynajmującego — zostaje wtedy tylko minimalny ślad bez danych najemców opisany w pkt 3.
5. Komu przekazujemy dane
Korzystamy z usługodawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu (lub w imieniu wynajmującego) na podstawie umów powierzenia:
| Usługodawca | Do czego | Gdzie |
|---|---|---|
| Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia, i spółki z grupy Google, w tym Google LLC (USA) — usługi Firebase | logowanie (Firebase Authentication, także logowanie przez Google), baza danych (Cloud Firestore), pliki (Cloud Storage), serwer aplikacji (Cloud Functions), powiadomienia (Firebase Cloud Messaging) | baza danych, pliki i serwer: region europe-central2 (Warszawa); logowanie: USA (Google informuje, że Firebase Authentication przetwarza dane wyłącznie w USA); powiadomienia: usługa globalna Google |
| Brevo (Sendinblue SAS), Paryż, Francja | wysyłka e-maili z aplikacji | serwery w Unii Europejskiej |
| Hostinger International Ltd, 61 Lordou Vironos, 6023 Larnaka, Cypr | poczta e-mail contact@rent-manager.eu (odbiór Twoich zgłoszeń, reklamacji i innych e-maili do nas) oraz hosting strony internetowej rent-manager.eu | serwery w Unii Europejskiej |
Po udostępnieniu aplikacji na iPhone powiadomienia na tych telefonach będą dostarczane przez usługę Apple (Apple Push Notification service) — uzupełnimy wtedy tę listę.
Dane mogą też otrzymać organy publiczne, ale tylko wtedy, gdy wymaga tego prawo.
Inni użytkownicy: to, co wynajmujący wyśle najemcy w aplikacji (np. umowę, rachunek, protokół, pismo), zobaczy najemca. Dane, które najemca udostępni kodem, zobaczy wynajmujący, któremu podał kod. Dzieje się tak, bo użytkownik sam o tym zdecydował.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektóre dane (przede wszystkim dane logowania) przetwarza Google LLC w USA. Odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w ramach EU-US Data Privacy Framework (Google LLC jest uczestnikiem tego programu) oraz standardowych klauzul umownych w umowie przetwarzania danych Google (art. 45 i 46 RODO). Kopię tych zabezpieczeń lub informację, gdzie je znaleźć, prześlemy na prośbę wysłaną na contact@rent-manager.eu.
7. Jak długo przechowujemy dane — podsumowanie
- Dane konta i „Moje dane” — do usunięcia konta. Po usunięciu znikają z naszej bazy w ciągu kilku minut.
- Kopie zapasowe u Google — Google usuwa dane logowania także ze swoich kopii zapasowych w ciągu 180 dni od usunięcia.
- Logi wysłanych e-maili u Brevo (adres odbiorcy, temat, status, podgląd treści) — do 30 dni.
- Zapis o wysłanym e-mailu w bazie aplikacji — do usunięcia konta wynajmującego.
- Logi techniczne serwera — do 30 dni.
- Zgłoszenia do nas — do 2 lat od zakończenia sprawy.
- Zapis o wykonaniu usunięcia konta (identyfikator, data, wynik) — 12 miesięcy.
- Zapis o akceptacji regulaminu i polityki — do usunięcia konta; potem w wersji minimalnej 6 lat od końca roku usunięcia konta.
- Dziennik zdarzeń — razem z danymi najmu, do usunięcia konta wynajmującego; potem minimalny ślad bez danych najemców — 3 lata od końca roku usunięcia konta.
- Logi serwera strony rent-manager.eu (Hostinger) — krótki okres techniczny ustalony przez dostawcę hostingu.
- Dane powierzone przez wynajmującego — tak długo, jak zdecyduje wynajmujący, najdłużej do usunięcia jego konta.
8. Twoje prawa
Masz prawo:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
- sprostowania — większość danych poprawisz sam w aplikacji (art. 16 RODO),
- usunięcia — w tym usunięcia całego konta (art. 17 RODO; pkt 9),
- ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
- przeniesienia danych — otrzymania danych, które nam dałeś, w powszechnie używanym formacie (art. 20 RODO),
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO),
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (uodo.gov.pl).
Napisz na contact@rent-manager.eu — najlepiej z adresu przypisanego do konta. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca (w trudnych sprawach termin może się wydłużyć o kolejne dwa miesiące — wtedy Cię uprzedzimy). Możemy poprosić o potwierdzenie, że jesteś właścicielem konta.
Prośby dotyczące danych wpisanych przez wynajmującego (pkt 4) wykonuje wynajmujący — przekażemy mu je.
9. Usunięcie konta
Konto i dane usuniesz w aplikacji: Ustawienia → Usuń konto, albo pisząc na contact@rent-manager.eu. Szczegóły, co usuwamy i co może zostać: Jak usunąć konto i dane.
10. Dzieci
Aplikacja jest przeznaczona dla osób pełnoletnich (od 18 lat). Nie zakładamy świadomie kont dzieciom. Jeśli dowiemy się, że konto założyła osoba niepełnoletnia, usuniemy je.
11. Bezpieczeństwo
- Połączenia między aplikacją a serwerem są szyfrowane (HTTPS / TLS); Google szyfruje też dane zapisane na serwerach.
- Każdy wynajmujący widzi tylko swoje dane; najemca widzi tylko to, co dotyczy jego najmu. Pilnują tego reguły dostępu na serwerze.
- Podpisanych dokumentów nie da się zmienić ani podmienić; aplikacja zapisuje ich skrót (SHA-256), żeby można było sprawdzić, czy plik jest oryginalny.
- Serwer prowadzi dziennik zdarzeń (pkt 4), którego wpisów użytkownicy nie mogą zmienić ani usunąć.
- Treść powiadomień jest ukryta na zablokowanym ekranie telefonu.
- Ty też chronisz dane: używaj silnego hasła, nie udostępniaj go nikomu, blokuj telefon i wyloguj się, jeśli oddajesz telefon innej osobie.
12. Co aplikacja zapisuje w telefonie
Aplikacja przechowuje w telefonie tylko to, co jest niezbędne do jej działania: dane logowania (sesję), wybrany język i motyw oraz pliki tymczasowe (np. PDF, który właśnie otwierasz). Nie używamy plików ani identyfikatorów do śledzenia czy reklam. Na takie niezbędne zapisy nie jest wymagana zgoda (art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej).
13. Zmiany polityki
Gdy zmienimy politykę, opublikujemy nową wersję z nową datą, a poprzednią zachowamy do wglądu. O ważnych zmianach poinformujemy w aplikacji lub e-mailem, zanim zaczną obowiązywać; aplikacja poprosi wtedy o potwierdzenie, że zapoznałeś się z nową wersją.
14. Wejście w życie
Polityka w wersji 1.1 obowiązuje od 2 listopada 2026 r.