Regulamin aplikacji „Mój Najem”

§ 1. Kto świadczy usługę i co oznaczają pojęcia

1. Usługę świadczy ZIEL-DOM Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Trzebiechowie, ul. Słoneczna 21, 66-132 Trzebiechów, KRS 0000835301 (Sąd Rejonowy w Zielonej Górze, VIII Wydział Gospodarczy KRS), NIP 9292036445, REGON 385833730, kapitał zakładowy 5 000,00 zł („Usługodawca”, „my”). Kontakt: contact@rent-manager.eu albo listownie na adres siedziby.
2. Pojęcia:
   • Aplikacja — aplikacja mobilna „Mój Najem” wraz z usługami serwerowymi, z których korzysta.
   • Użytkownik („Ty”) — pełnoletnia osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, która założyła Konto.
   • Wynajmujący — Użytkownik, który w Aplikacji prowadzi ewidencję swoich najmów („Wynajmuję innym”).
   • Najemca — Użytkownik, który korzysta z Aplikacji jako strona najmu u Wynajmującego („Wynajmuję od kogoś”); ten sam Użytkownik może być w różnych sprawach Wynajmującym i Najemcą.
   • Konto — konto Użytkownika w Aplikacji.
   • Konsument — osoba fizyczna korzystająca z Aplikacji w celu niezwiązanym bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową (art. 22¹ Kodeksu cywilnego).
   • Przedsiębiorca na prawach konsumenta — osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, dla której umowa nie ma charakteru zawodowego (art. 385⁵ Kodeksu cywilnego).
   • Dane Najmu — dane osobowe najemców, firm, ich pracowników i osób zamieszkujących oraz dokumenty, rozliczenia i dziennik zdarzeń, które dotyczą najmów prowadzonych przez Wynajmującego w Aplikacji.
   • Wzory — wbudowane w Aplikację wzory umów, aneksów, protokołów, pism, wezwań, wypowiedzeń i pokwitowań oraz podpowiedzi i opisy wyświetlane przy ich wypełnianiu.
   • Dziennik zdarzeń — prowadzony automatycznie na serwerze zapis utworzenia, zmiany i usunięcia danych w Aplikacji (§ 15 ust. 5).
   • Siła wyższa — zdarzenie zewnętrzne, którego nie można było przewidzieć ani mu zapobiec przy zachowaniu należytej staranności, np. klęska żywiołowa, pożar, wojna, akt terroru, epidemia, rozległa awaria sieci energetycznej lub Internetu, atak na infrastrukturę, którego nie dało się odeprzeć mimo zabezpieczeń, decyzja organu władzy.
   • Polityka prywatności — dokument Polityka prywatności pod adresem https://rent-manager.eu/polityka-prywatnosci.html.

§ 2. Czym jest Aplikacja i czego nie robi

1. Aplikacja jest narzędziem do prowadzenia najmu. Naszym świadczeniem jest udostępnienie tego narzędzia. Aplikacja pozwala w szczególności:
   1. prowadzić ewidencję obiektów, pokoi, miejsc, mieszkań i domów, osób i firm;
   2. ewidencjonować pobyty, z umową i bez umowy;
   3. przygotowywać umowy najmu, aneksy, protokoły zdawczo-odbiorcze, pisma, wezwania, wypowiedzenia i pokwitowania z Wzorów albo z własnych szablonów, w formacie PDF i Word;
   4. podpisywać dokumenty palcem na ekranie, dodawać pliki podpisane podpisem kwalifikowanym albo skany dokumentów papierowych;
   5. naliczać czynsz, media i kaucję, zapisywać wpłaty, pokazywać zaległości, podawać dane do przelewu i raporty;
   6. wysyłać Najemcy w Aplikacji i e-mailem rachunki, przypomnienia o płatności i dokumenty;
   7. zapraszać Najemcę do Aplikacji, żeby widział swoją umowę, płatności i dokumenty, zgłaszał wpłaty i podpisywał dokumenty na swoim telefonie;
   8. przechowywać dokumenty i zdjęcia w chmurze;
   9. wysłać nam zgłoszenie problemu lub pomysł.
2. W ramach usługi nie:
   1. udzielamy porad prawnych, podatkowych ani księgowych i nie reprezentujemy Użytkowników;
   2. sprawdzamy, czy umowa lub pismo przygotowane przez Użytkownika jest zgodne z prawem i odpowiada jego sytuacji;
   3. sprawdzamy prawdziwości danych wpisanych przez Użytkowników ani tożsamości Użytkowników i osób podpisujących;
   4. jesteśmy stroną umów najmu ani nie pośredniczymy w ich zawieraniu;
   5. pośredniczymy w płatnościach — pieniądze płaci się gotówką albo przelewem bezpośrednio między stronami najmu; nie przyjmujemy płatności czynszu;
   6. wykonujemy za Użytkownika obowiązków wobec urzędów ani wobec drugiej strony najmu;
   7. doręczamy pism w rozumieniu przepisów o doręczeniach pocztowych ani nie świadczymy usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

§ 3. Wymagania techniczne i zagrożenia

1. Do korzystania z Aplikacji potrzebne są: telefon z systemem Android w wersji obsługiwanej przez Aplikację (podanej w sklepie Google Play), dostęp do Internetu, aktywny adres e-mail lub konto Google oraz — do pobierania plików PDF — aplikacja do ich otwierania. Do zdjęć w protokołach potrzebny jest aparat lub galeria i zgoda na dostęp do nich; do powiadomień — zgoda na powiadomienia.
2. Korzystanie z Internetu wiąże się z typowymi zagrożeniami, np. próbami wyłudzenia hasła (fałszywe e-maile i strony), złośliwym oprogramowaniem, przejęciem telefonu lub konta przez osobę trzecią. Aby się chronić: pobieraj Aplikację tylko z Google Play, używaj silnego hasła, nie podawaj go nikomu (nigdy o nie nie prosimy), blokuj telefon i aktualizuj system.

§ 4. Opłaty

1. Korzystanie z Aplikacji jest obecnie bezpłatne.
2. Funkcje płatne możemy wprowadzić tylko przez zmianę Regulaminu (§ 23), z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Nic nie zostanie pobrane bez Twojej wyraźnej, osobnej zgody na zakup. Funkcje, z których korzystasz bezpłatnie, nie staną się płatne bez Twojej zgody — jeśli nie chcesz płacić, możesz pobrać swoje dokumenty i usunąć Konto bez kosztów.

§ 5. Zawarcie umowy i akceptacja Regulaminu

1. Przed zawarciem umowy udostępniamy Regulamin i Politykę prywatności bezpłatnie: w Aplikacji (ekran akceptacji i Ustawienia) oraz na stronie https://rent-manager.eu, w sposób, który pozwala je otworzyć, zapisać i wydrukować (art. 8 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, art. 384 § 4 Kodeksu cywilnego).
2. Przy pierwszym wejściu do Aplikacji (po założeniu Konta e-mailem i hasłem albo po pierwszym zalogowaniu przez konto Google) Aplikacja wyświetla ekran akceptacji. Aby korzystać z Aplikacji, otwierasz tekst Regulaminu i przewijasz go do końca, zaznaczasz pola (domyślnie niezaznaczone) potwierdzające, że zapoznałeś się z Regulaminem i go akceptujesz, że zapoznałeś się z Polityką prywatności i że masz co najmniej 18 lat, a następnie wybierasz przycisk akceptacji.
3. Umowa o świadczenie usług zostaje zawarta w chwili akceptacji, na czas nieokreślony. Bez akceptacji możesz jedynie przeczytać dokumenty, wylogować się albo usunąć Konto.
4. Aby móc wykazać, jaką treść zaakceptowałeś, zapisujemy na serwerze: identyfikator Konta, adres e-mail Konta, wersję i sumę kontrolną zaakceptowanego tekstu, datę i godzinę akceptacji (czas serwera), sposób akceptacji, informację, czy tekst został otwarty, oraz wersję Aplikacji i rodzaj systemu. Zapisu nie da się zmienić z poziomu Aplikacji. Na Twoją prośbę prześlemy Ci jego kopię. Okres przechowywania podaje Polityka prywatności.
5. Po akceptacji wysyłamy na adres e-mail Konta potwierdzenie z numerem wersji i treścią Regulaminu (plik lub odnośnik do zaakceptowanej wersji). Wszystkie poprzednie wersje Regulaminu publikujemy na stronie https://rent-manager.eu.
6. Jeśli korzystałeś z Aplikacji, zanim pojawił się ekran akceptacji, Aplikacja poprosi o akceptację przy najbliższym wejściu. Jeśli nie akceptujesz, możesz usunąć Konto na ekranie akceptacji albo poprosić nas e-mailem o kopię swoich danych.

§ 6. Konto

1. Konto może założyć tylko osoba pełnoletnia (od 18 lat). Kto zakłada Konto w imieniu firmy, oświadcza, że może ją reprezentować; firma odpowiada za działania wykonane z tego Konta.
2. Podawaj prawdziwe dane i aktualizuj je, zwłaszcza adres e-mail — na niego wysyłamy ważne informacje (§ 22).
3. Nie udostępniaj Konta ani hasła innym osobom. Odpowiadasz za działania wykonane z Twojego Konta, chyba że nie mogłeś im zapobiec mimo zachowania należytej ostrożności.
4. Jeśli podejrzewasz, że ktoś ma dostęp do Twojego Konta, niezwłocznie zmień hasło i napisz do nas.

§ 7. Zasady korzystania i zakazy

1. Korzystaj z Aplikacji zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami.
2. Zakazane jest dostarczanie treści o charakterze bezprawnym, w szczególności: danych osób, do których przetwarzania nie masz podstawy prawnej; treści naruszających dobra osobiste lub prawa autorskie innych osób; treści obraźliwych, dyskryminujących lub zawierających groźby; plików zawierających złośliwe oprogramowanie.
3. Zakazane jest w szczególności:
   1. używanie Aplikacji do nękania, zastraszania lub wywierania bezprawnego nacisku na drugą stronę najmu;
   2. tworzenie dokumentów fałszywych lub antydatowanych, podpisywanie za inną osobę i podszywanie się pod inne osoby;
   3. wysyłanie z Aplikacji reklam i innych wiadomości niezwiązanych z najmem;
   4. zakłócanie działania Aplikacji, próby dostępu do cudzych danych, omijanie zabezpieczeń, automatyczne pobieranie danych;
   5. odsprzedawanie lub udostępnianie dostępu do Aplikacji osobom trzecim jako własnej usługi;
   6. dekompilowanie i inne odtwarzanie kodu Aplikacji — poza przypadkami, na które wprost pozwala prawo.
4. Wpisuj tylko dane potrzebne do najmu. Nie dodawaj kopii dokumentów tożsamości, danych o zdrowiu ani danych o wyrokach i przestępstwach, chyba że wymaga tego prawo.

§ 8. Twoja odpowiedzialność za umowy, dokumenty i obowiązki prawne

1. Ty decydujesz, czy zawrzeć umowę, z kim, na jakich warunkach i w jakiej formie; wybierasz Wzór lub własny szablon, wpisujesz dane i warunki. Za treść dokumentu i jego skutki prawne wobec drugiej strony odpowiada strona, która go przygotowała, podpisała lub wysłała.
2. Przed podpisaniem i wysłaniem każdego dokumentu przeczytaj go w całości i sprawdź: dane stron, przedmiot najmu, kwoty, terminy, formę i sposób doręczenia oraz to, czy dokument pasuje do Twojej sytuacji.
3. Odpowiadasz za zgodność umów i pism z przepisami, które ich dotyczą — w szczególności z Kodeksem cywilnym i ustawą o ochronie praw lokatorów (np. limity kaucji, terminy i przyczyny wypowiedzenia, zasady podwyżek czynszu, wymogi formalne najmu okazjonalnego i instytucjonalnego, w tym akt notarialny).
4. Sam wykonujesz obowiązki wynajmującego wobec urzędów, w szczególności: podatkowe (np. ryczałt od przychodów z najmu, VAT, faktury), zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego lub instytucjonalnego do urzędu skarbowego w terminie, obowiązki ewidencyjne i meldunkowe, obowiązki związane z zakwaterowaniem cudzoziemców, opłaty lokalne oraz przechowywanie dokumentów przez wymagany czas. Aplikacja może o niektórych z nich przypominać, ale ich nie wykonuje i nie zastępuje Twojej wiedzy o przepisach.
5. Jeśli ewidencjonujesz pobyt bez umowy, sam oceniasz, czy taki sposób najmu jest w Twojej sytuacji zgodny z prawem i wystarczający jako dowód.
6. Relacje z drugą stroną najmu (płatności, szkody w lokalu, spory, wypowiedzenia, zwrot kaucji) są sprawą stron najmu. Nie rozstrzygamy sporów między Użytkownikami i nie odpowiadamy za ich działania.
7. Najemca odpowiada za prawdziwość danych, które sam wpisuje i udostępnia Wynajmującemu.

§ 9. Wzory dokumentów i podpowiedzi

1. Wzory są przykładowe i nie są poradą prawną. Przygotowujemy je starannie według prawa polskiego obowiązującego w dniu ich udostępnienia, ale nie znamy okoliczności Twojej sprawy.
2. Nie gwarantujemy, że dokument przygotowany na podstawie Wzoru wywoła określony skutek prawny (np. skuteczne wypowiedzenie, wygranie sporu, uznanie przez sąd lub urząd) — zależy to od faktów, które znasz tylko Ty, od formy i sposobu doręczenia oraz od zachowania drugiej strony.
3. Podpowiedzi, opisy i ostrzeżenia w Aplikacji są ogólną informacją, a nie oceną Twojej sytuacji. W ważnych, spornych lub nietypowych sprawach skonsultuj dokument z adwokatem lub radcą prawnym.
4. Gdy zmieni się prawo, aktualizujemy Wzory w rozsądnym czasie. Dokumenty już utworzone lub podpisane nie zmieniają się automatycznie — sprawdź je, jeśli przepisy się zmieniły.
5. Za treść własnych szablonów, które dodajesz do Aplikacji, odpowiadasz Ty.

§ 10. Podpisy

1. Podpis złożony palcem na ekranie to zwykły podpis elektroniczny — nie jest to podpis kwalifikowany ani zaawansowany w rozumieniu rozporządzenia eIDAS. Dokument podpisany w ten sposób ma formę dokumentową (art. 77² Kodeksu cywilnego), a nie pisemną.
2. Gdy prawo lub umowa wymaga formy pisemnej (np. umowa najmu lokalu na czas dłuższy niż rok — art. 660 Kodeksu cywilnego, najem okazjonalny i instytucjonalny, wypowiedzenie najmu lokalu mieszkalnego przez wynajmującego), potrzebny jest podpis odręczny na papierze albo kwalifikowany podpis elektroniczny (art. 78¹ Kodeksu cywilnego). Aplikacja informuje o tym przy podpisywaniu.
3. Wybór sposobu podpisu i jego skutki prawne należą do stron. Nie potwierdzamy tożsamości osób podpisujących i nie sprawdzamy ważności podpisów kwalifikowanych — można to zrobić w bezpłatnym weryfikatorze na gov.pl.
4. Podpisanych dokumentów nie można w Aplikacji zmienić ani usunąć (chyba że usuwane jest całe Konto Wynajmującego); Aplikacja zapisuje skrót SHA-256 plików.

§ 11. Wysyłka dokumentów i wiadomości

1. Wysłanie dokumentu lub wiadomości w Aplikacji albo e-mailem z Aplikacji to techniczne przekazanie na adres wskazany przez Użytkownika. Wysyłasz w swoim imieniu i odpowiadasz za poprawność adresu i treści.
2. Nie mamy wpływu na to, czy wiadomość e-mail trafi do skrzynki odbiorcy (np. filtry antyspamowe, pełna skrzynka, błędny adres, awaria serwera poczty odbiorcy). Statusy „wysłano” lub „otwarto” są informacją techniczną.
3. Czy przekazanie przez Aplikację lub e-mail jest skutecznym doręczeniem między stronami najmu, zależy od ich umowy i przepisów. Pism, dla których prawo wymaga formy pisemnej, sama wysyłka pliku PDF nie zastępuje.

§ 12. Rozliczenia, przypomnienia i zaległości

1. Kwoty czynszu, mediów, kaucji, zaległości, raporty i dane do przelewu Aplikacja wylicza na podstawie danych i warunków wpisanych przez Użytkownika. Są one pomocą w prowadzeniu rozliczeń, a nie wiążącym stwierdzeniem, ile jedna strona jest winna drugiej — o tym decyduje umowa stron i prawo.
2. Przed wysłaniem rachunku, wezwania do zapłaty, wypowiedzenia lub rozliczenia kaucji sprawdź kwoty i terminy. Jeśli zauważysz błąd w wyliczeniu, zgłoś go nam (§ 20).
3. Przypomnienia i powiadomienia mogą nie dotrzeć (np. wyłączone powiadomienia, oszczędzanie baterii, brak Internetu). Nie traktuj ich jako jedynego sposobu pilnowania terminów, np. końca umowy, terminów wypowiedzenia czy terminów urzędowych.

§ 13. Dane osobowe — kto za co odpowiada

1. Wobec Danych Najmu Wynajmujący jest administratorem danych osobowych w rozumieniu RODO. Odpowiada za to, że ma podstawę prawną do ich przetwarzania, że poinformował osoby, których dane dotyczą (Aplikacja dołącza do umów wzór informacji z art. 13 RODO; pracownikom i osobom zamieszkującym informację przekazuje Wynajmujący lub firma-najemca), że dane są prawidłowe i że nie przechowuje ich dłużej, niż wolno.
2. Usługodawca jest administratorem danych Kont i innych danych opisanych w Polityce prywatności, a wobec Danych Najmu — podmiotem przetwarzającym (§ 14).

§ 14. Powierzenie przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO)

1. Akceptując Regulamin, Wynajmujący (administrator) powierza Usługodawcy (podmiotowi przetwarzającemu) przetwarzanie Danych Najmu. Ten paragraf jest umową powierzenia w rozumieniu art. 28 ust. 3 RODO, zawartą w formie elektronicznej (art. 28 ust. 9 RODO).
2. Przedmiot i czas: przechowywanie i udostępnianie Danych Najmu w Aplikacji przez czas korzystania z niej przez Wynajmującego.
3. Charakter i cel: zapisywanie, porządkowanie, przechowywanie, wyświetlanie, tworzenie dokumentów, prowadzenie Dziennika zdarzeń, wysyłanie wiadomości, e-maili i powiadomień do osób wskazanych przez Wynajmującego oraz usuwanie — wyłącznie w celu świadczenia usługi. Wynajmujący poleca też pokazywać Najemcy w Aplikacji dokumenty, rozliczenia i wpisy Dziennika zdarzeń dotyczące jego najmu.
4. Rodzaj danych: imię i nazwisko, dane kontaktowe, adres, obywatelstwo, data urodzenia, PESEL, rodzaj i numer dokumentu tożsamości, dane firm (nazwa, NIP, KRS, REGON, przedstawiciel), warunki najmu, rozliczenia i wpłaty, zaległości, numery rachunków bankowych, treść pism i umów, protokoły ze zdjęciami i stanami liczników, obraz podpisu z czasem i modelem urządzenia, pliki dodane przez Wynajmującego, wpisy Dziennika zdarzeń.
5. Kategorie osób: najemcy i kandydaci na najemców, przedstawiciele i osoby kontaktowe firm, pracownicy firm, osoby zamieszkujące z najemcą.
6. Usługodawca:
   1. przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Wynajmującego — poleceniem jest Regulamin i czynności, które Wynajmujący wykonuje w Aplikacji; jeśli uzna, że polecenie narusza prawo, niezwłocznie o tym poinformuje;
   2. przekazuje dane poza Europejski Obszar Gospodarczy tylko w zakresie i na zasadach opisanych w Polityce prywatności (decyzja Komisji Europejskiej / standardowe klauzule umowne);
   3. dopuszcza do danych tylko osoby upoważnione, zobowiązane do zachowania tajemnicy;
   4. stosuje środki bezpieczeństwa z art. 32 RODO, w szczególności szyfrowanie połączeń, szyfrowanie danych na serwerach, reguły dostępu oddzielające dane każdego Wynajmującego, blokadę zmian podpisanych dokumentów i Dziennik zdarzeń;
   5. korzysta z dalszych podmiotów przetwarzających wymienionych w Polityce prywatności (Google — Firebase; Brevo — e-maile; Hostinger — poczta e-mail, na którą trafia korespondencja do nas) — Wynajmujący udziela na to ogólnej zgody. O zamiarze dodania lub zmiany takiego podmiotu poinformujemy co najmniej 14 dni wcześniej (w Aplikacji lub e-mailem); Wynajmujący może się sprzeciwić, a jeśli się nie porozumiemy — rozwiązać umowę przez usunięcie Konta. Dalsze podmioty mają takie same obowiązki ochrony danych;
   6. pomaga Wynajmującemu odpowiadać na żądania osób, których dane dotyczą — żądanie, które trafi do nas, przekaże Wynajmującemu w ciągu 7 dni;
   7. pomaga Wynajmującemu wykonywać obowiązki z art. 32–36 RODO, w zakresie, w jakim pozwala na to charakter usługi;
   8. zgłasza Wynajmującemu naruszenie ochrony Danych Najmu bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, z informacjami z art. 33 ust. 3 RODO, jakie w tym czasie posiada;
   9. po zakończeniu umowy (usunięcie Konta) usuwa Dane Najmu, w tym Dziennik zdarzeń z jego treścią; przed usunięciem Wynajmujący może pobrać dokumenty (PDF). Kopie u dalszych podmiotów przetwarzających wygasają w terminach podanych w Polityce prywatności;
   10. udostępnia Wynajmującemu informacje potrzebne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO i umożliwia audyt — raz w roku, po uprzedzeniu co najmniej 14 dni wcześniej, na koszt Wynajmującego i bez dostępu do danych innych Użytkowników. Audyt może być zastąpiony dokumentacją i certyfikatami dalszych podmiotów przetwarzających, a w razie naruszenia ochrony danych może odbyć się bez tych ograniczeń.
7. Wynajmujący zapewnia, że ma podstawę prawną do przetwarzania i powierzenia Danych Najmu, i nie wpisuje danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) ani danych o wyrokach i przestępstwach (art. 10 RODO), chyba że wymaga tego prawo.
8. Odpowiedzialność stron za szkody związane z przetwarzaniem danych określa art. 82 RODO.

§ 15. Dostępność, przerwy, kopie i Dziennik zdarzeń

1. Dbamy, żeby Aplikacja działała stale, ale nie gwarantujemy nieprzerwanej i bezbłędnej dostępności. Przerwy mogą wynikać z prac technicznych, aktualizacji, awarii lub Siły wyższej.
2. Planowane prace techniczne staramy się przeprowadzać w godzinach małego ruchu i, gdy przerwa ma trwać dłużej niż 2 godziny, zapowiadać w Aplikacji. Awarie usuwamy bez zbędnej zwłoki.
3. Możemy rozwijać i zmieniać funkcje Aplikacji. Zmiana, która odbiera lub istotnie ogranicza funkcję, z której korzystasz, wymaga trybu z § 23. Zawsze zapewnimy możliwość pobrania Twoich dokumentów przed wycofaniem funkcji.
4. Rób własne kopie dokumentów, które musisz przechowywać (umowy, aneksy, protokoły, pokwitowania, wypowiedzenia) — pobierz je jako PDF i zapisz poza Aplikacją. Własna kopia chroni Cię także wtedy, gdy stracisz dostęp do Konta lub telefonu. Jeśli Wynajmujący usunie Konto, jego Najemcy stracą dostęp do jego dokumentów w Aplikacji.
5. Aplikacja prowadzi na serwerze Dziennik zdarzeń: kto (identyfikator Konta albo „system”), kiedy (czas serwera) i co zrobił (utworzenie, zmiana, usunięcie) w danych najmu, profilu i akceptacjach, wraz ze zmienionymi polami; długie lub poufne wartości (np. obraz podpisu, numery identyfikacyjne) zapisujemy tylko jako skrót. Wpisów nie można edytować ani usuwać z poziomu Aplikacji. Wynajmujący widzi wpisy dotyczące swoich danych, a Najemca — dotyczące swojego najmu. Na prośbę strony najmu lub organu uprawnionego z mocy prawa udostępnimy wyciąg z Dziennika zdarzeń w zakresie, na jaki pozwala prawo.

§ 16. Usługi zewnętrzne i siła wyższa

1. Do świadczenia usługi używamy usług zewnętrznych dostawców, w szczególności: Google (Firebase — logowanie, baza danych, pliki, serwer, powiadomienia; sklep Google Play), Brevo (wysyłka e-maili) i Hostinger (strona internetowa i poczta e-mail). Lista i miejsca przetwarzania danych są w Polityce prywatności.
2. Nie ponosimy odpowiedzialności za niewykonanie lub opóźnienie usługi spowodowane Siłą wyższą. O Sile wyższej, która trwa dłużej niż 7 dni, poinformujemy Użytkowników, jeśli będzie to możliwe.
3. Nie są częścią naszej usługi i nie odpowiadamy za działanie: telefonu i systemu Użytkownika, operatora Internetu, banków i aplikacji bankowych (w tym przelewów i BLIK), serwerów poczty e-mail odbiorców, operatorów pocztowych i kurierskich, usług podpisu kwalifikowanego, systemów urzędów oraz konta Google Użytkownika.

§ 17. Treści Użytkowników, prawa do Aplikacji i nielegalne treści

1. Użytkownik zachowuje prawa do treści, które dodaje. Udziela nam niewyłącznej, nieodpłatnej zgody na ich przechowywanie, kopiowanie technicznie niezbędne i pokazywanie osobom, którym sam je udostępnia — tylko w celu świadczenia usługi i na czas jej świadczenia.
2. Aplikacja, jej wygląd, kod i Wzory są chronione prawem. Na czas umowy otrzymujesz niewyłączną, nieodpłatną licencję na korzystanie z Aplikacji zgodnie z Regulaminem. Dokumenty utworzone z Wzorów możesz swobodnie używać we własnych sprawach najmu; nie wolno masowo kopiować Wzorów w celu ich rozpowszechniania lub sprzedaży.
3. Przechowujemy treści na żądanie Użytkowników i nie mamy obowiązku ich ogólnego monitorowania (art. 6 i 8 rozporządzenia (UE) 2022/2065, „DSA”). Nie odpowiadamy za treści, o których bezprawnym charakterze nie wiemy; gdy otrzymamy wiarygodną informację o bezprawności, niezwłocznie uniemożliwimy do nich dostęp.
4. Treści, które Twoim zdaniem są nielegalne, zgłoś na contact@rent-manager.eu (punkt kontaktowy dla Użytkowników i organów — art. 11 i 12 DSA; języki kontaktu: polski i angielski). Podaj: dlaczego treść jest nielegalna, gdzie się znajduje, swoje imię i nazwisko oraz e-mail (chyba że zgłoszenie dotyczy wykorzystywania dzieci), i oświadczenie, że zgłoszenie jest zgodne z prawdą.
5. Zgłoszenia rozpatrują ludzie — nie używamy zautomatyzowanych narzędzi do moderowania treści. Zgłoszenie rozpatrzymy starannie i bez zbędnej zwłoki; o decyzji i jej powodach poinformujemy Użytkownika, który dodał treść, oraz zgłaszającego (§ 19).

§ 18. Odpowiedzialność Usługodawcy

1. Świadczymy usługę z należytą starannością, w zakresie opisanym w § 2.
2. Nie odpowiadamy za szkody, które wynikają wyłącznie z: treści umów i dokumentów ustalonej przez Użytkownika (§ 8, § 9), wyboru sposobu podpisu lub doręczenia (§ 10, § 11), nieprawdziwych lub błędnych danych wpisanych przez Użytkownika (także kwot wyliczonych na ich podstawie), działań lub zaniechań innych Użytkowników i drugiej strony najmu, niewykonania przez Użytkownika jego obowiązków prawnych, usunięcia danych przez samego Użytkownika, Siły wyższej ani działania usług, które nie są częścią naszej usługi (§ 16 ust. 3).
3. Wobec Użytkowników, którzy nie są Konsumentami ani Przedsiębiorcami na prawach konsumenta:
   1. nie odpowiadamy za utracone korzyści ani za szkody pośrednie;
   2. za awarie usług dostawców wymienionych w § 16 ust. 1 odpowiadamy tylko wtedy, gdy nie dochowaliśmy należytej staranności przy ich wyborze;
   3. nasza łączna odpowiedzialność z wszystkich tytułów jest ograniczona do 500 zł;
   4. ograniczenia z pkt 1–3 nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie (art. 473 § 2 Kodeksu cywilnego).
4. Użytkownik, który nie jest Konsumentem ani Przedsiębiorcą na prawach konsumenta, zwolni nas z odpowiedzialności i zwróci nam uzasadnione koszty (w tym obsługi prawnej), jeśli osoba trzecia — np. najemca, pracownik firmy lub organ — wystąpi przeciwko nam z roszczeniem z powodu treści lub danych, które ten Użytkownik dostarczył z naruszeniem prawa lub Regulaminu, albo z powodu wykonania jego polecenia. Niezwłocznie poinformujemy go o takim roszczeniu i umożliwimy mu udział w obronie. Konsument i Przedsiębiorca na prawach konsumenta odpowiadają w takim przypadku na zasadach ogólnych.
5. Wobec Konsumentów i Przedsiębiorców na prawach konsumenta odpowiadamy na zasadach ogólnych. Ustępy 3 i 4 zdanie pierwsze ich nie dotyczą, a żadne postanowienie Regulaminu nie wyłącza ani nie ogranicza naszej odpowiedzialności za szkody na osobie, za szkodę wyrządzoną umyślnie ani ich praw, których nie wolno wyłączyć ani ograniczyć umową.

§ 19. Zawieszenie i blokada

1. Możemy zablokować dostęp do określonej treści, ograniczyć funkcje, zawiesić Konto albo rozwiązać umowę (§ 21 ust. 3), jeśli Użytkownik: narusza prawo lub § 7, dostarcza treści bezprawne, zagraża bezpieczeństwu Aplikacji lub innych Użytkowników (np. Konto zostało przejęte), albo gdy wymaga tego orzeczenie sądu lub decyzja organu.
2. Stosujemy środek proporcjonalny do naruszenia — najpierw najłagodniejszy, który wystarczy. Przed jego zastosowaniem wezwiemy do zaprzestania naruszenia i damy rozsądny czas, chyba że sprawa jest pilna (bezpieczeństwo, oczywiście bezprawna treść, powtarzające się naruszenia) albo uprzedzenia zabrania prawo.
3. O zastosowanym środku i jego powodach (fakty, podstawa, możliwość reklamacji i drogi sądowej) poinformujemy e-mailem (art. 17 DSA).
4. W czasie zawieszenia, jeśli to możliwe i bezpieczne, umożliwimy pobranie własnych dokumentów (z wyjątkiem treści bezprawnych). Środek znosimy, gdy ustanie jego przyczyna.
5. Od decyzji możesz złożyć reklamację (§ 20).

§ 20. Reklamacje

1. Reklamację złożysz e-mailem na contact@rent-manager.eu albo listownie na adres siedziby. Napisz, czego dotyczy, czego oczekujesz i jak się z Tobą skontaktować (najlepiej e-mail przypisany do Konta).
2. Odpowiemy w ciągu 14 dni od otrzymania reklamacji, e-mailem lub na papierze. Jeśli Konsument nie otrzyma odpowiedzi w tym terminie, uważa się, że uznaliśmy reklamację (art. 7a ustawy o prawach konsumenta).

§ 21. Rozwiązanie umowy, odstąpienie i usunięcie Konta

1. Możesz w każdej chwili, bez podania przyczyny i bez kosztów, zakończyć umowę: usuń Konto w Aplikacji (Ustawienia → Usuń konto) albo napisz na contact@rent-manager.eu. Konsument może też odstąpić od umowy w ciągu 14 dni od jej zawarcia bez podania przyczyny — wystarczy to samo.
2. Możemy rozwiązać umowę z zachowaniem 30 dni wypowiedzenia z ważnych powodów: zakończenie świadczenia usługi w całości, zmiana przepisów lub decyzja organu, która uniemożliwia świadczenie usługi w dotychczasowej formie. Wypowiedzenie wyślemy e-mailem; w tym czasie można pobrać dokumenty.
3. Możemy rozwiązać umowę bez wypowiedzenia, jeśli Użytkownik rażąco narusza Regulamin (np. dostarcza treści bezprawne, atakuje Aplikację, przetwarza cudze dane bez podstawy, podrabia dokumenty lub podpisy) i nie przestał mimo wezwania, albo gdy naruszenia nie da się naprawić. Podamy powody (§ 19 ust. 3).
4. Po usunięciu Konta usuwamy dane zgodnie z Polityką prywatności i stroną Jak usunąć konto; zostaje tylko to, co tam opisano (np. zapis o akceptacji Regulaminu). Najemca, który usuwa Konto, zostaje odłączony od najmów u Wynajmujących — dane w ewidencji Wynajmującego zostają u niego (jest ich administratorem). Przed usunięciem pobierz dokumenty, które musisz przechowywać.

§ 22. Komunikacja

1. Wiadomości do Ciebie wysyłamy w Aplikacji i na adres e-mail Konta. Wiadomość e-mail uważa się za doręczoną, gdy dotarła do Twojej skrzynki tak, że mogłeś zapoznać się z jej treścią (art. 61 § 2 Kodeksu cywilnego).
2. Do nas piszesz na contact@rent-manager.eu albo listownie na adres siedziby.

§ 23. Zmiany Regulaminu

1. Możemy zmienić Regulamin tylko z ważnych powodów: zmiana przepisów, orzeczenie sądu lub decyzja organu; zmiana zakresu lub sposobu świadczenia usług (nowe funkcje, wycofanie funkcji); zmiana dostawców lub dalszych podmiotów przetwarzających; poprawa bezpieczeństwa; wprowadzenie funkcji płatnych; usunięcie niejasności lub błędów.
2. O zmianie poinformujemy w Aplikacji i e-mailem co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie (30 dni, jeśli zmiana wprowadza opłaty lub ogranicza Twoje uprawnienia), podając, co się zmienia, i nowy tekst.
3. Jeśli nie akceptujesz zmiany, możesz do dnia jej wejścia w życie rozwiązać umowę bez kosztów, usuwając Konto, po wcześniejszym pobraniu dokumentów. Jeśli tego nie zrobisz, nowy Regulamin wiąże od dnia wejścia w życie (art. 384¹ Kodeksu cywilnego). Dodatkowo Aplikacja poprosi o potwierdzenie nowej wersji przy pierwszym wejściu; do potwierdzenia możesz przeglądać i pobierać swoje dokumenty oraz usunąć Konto.
4. Bez wyprzedzenia możemy wprowadzić zmiany wyłącznie redakcyjne (np. literówki, numeracja, dane kontaktowe), zmiany wyłącznie korzystne dla Użytkowników oraz zmiany, które prawo lub organ każe wprowadzić natychmiast — informując o nich w Aplikacji lub e-mailem.
5. Poprzednie wersje Regulaminu są dostępne na stronie https://rent-manager.eu.

§ 24. Spory i prawo właściwe

1. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozwiązywania sporów, np. pomocy miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów albo wojewódzkiego inspektoratu Inspekcji Handlowej. Informacje: uokik.gov.pl.
2. Spór z Konsumentem lub Przedsiębiorcą na prawach konsumenta rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych. Spór z pozostałymi Użytkownikami rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
3. Umowa podlega prawu polskiemu. Wobec Konsumenta z innego państwa nie pozbawia to ochrony, jaką dają mu bezwzględnie obowiązujące przepisy jego państwa.

§ 25. Postanowienia końcowe

1. Regulamin jest dostępny bezpłatnie pod adresem https://rent-manager.eu/regulamin.html — możesz go zapisać i wydrukować.
2. Wiążąca jest polska wersja Regulaminu; tłumaczenia mają charakter pomocniczy.
3. Jeśli któreś postanowienie okaże się nieważne lub niewiążące, pozostałe postanowienia obowiązują nadal.
4. Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje Polityka prywatności, a zasady przetwarzania Danych Najmu w imieniu Wynajmującego — § 14.
5. Regulamin w wersji 1.1 obowiązuje od 2 listopada 2026 r.