Mój Najem
Dokument prawny · Mój Najem

Regulamin aplikacji „Mój Najem” — wersja archiwalna 1.0

Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną · wersja 1.0 · obowiązywał od 2 listopada 2026 r.; zastąpiony wersją 1.1

Wersja 1.0

To jest wersja archiwalna. Publikujemy ją, żeby każdy mógł sprawdzić treść, którą wcześniej udostępniliśmy. Aktualny tekst: Regulamin.

§ 1. Kto świadczy usługę i co oznaczają pojęcia

  1. Usługę świadczy ZIEL-DOM Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Trzebiechowie, ul. Słoneczna 21, 66-132 Trzebiechów, KRS 0000835301 (Sąd Rejonowy w Zielonej Górze, VIII Wydział Gospodarczy KRS), NIP 9292036445, REGON 385833730, kapitał zakładowy 5 000,00 zł („Usługodawca”, „my”). Kontakt: contact@rent-manager.eu.
  2. Pojęcia:
    • Aplikacja — aplikacja mobilna „Mój Najem” wraz z usługami serwerowymi, z których korzysta.
    • Użytkownik — pełnoletnia osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, która założyła Konto.
    • Wynajmujący — Użytkownik, który w Aplikacji prowadzi ewidencję swoich najmów („Wynajmuję innym”).
    • Najemca — Użytkownik, który korzysta z Aplikacji jako strona najmu u Wynajmującego („Wynajmuję od kogoś”); ten sam Użytkownik może być w różnych sprawach Wynajmującym i Najemcą.
    • Konto — konto Użytkownika w Aplikacji.
    • Konsument — osoba fizyczna korzystająca z Aplikacji w celu niezwiązanym bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową (art. 221 Kodeksu cywilnego).
    • Przedsiębiorca na prawach konsumenta — osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, dla której umowa nie ma charakteru zawodowego (art. 3855 Kodeksu cywilnego i art. 7aa ustawy o prawach konsumenta).
    • Dane Najmu — dane osobowe najemców, firm, ich pracowników i osób zamieszkujących oraz dokumenty i rozliczenia, które Wynajmujący wpisuje do Aplikacji.
    • Polityka prywatności — dokument Polityka prywatności pod adresem https://rent-manager.eu/polityka-prywatnosci.html.

§ 2. Co oferuje Aplikacja

  1. Aplikacja jest narzędziem do prowadzenia najmu. Pozwala w szczególności:
    1. prowadzić ewidencję obiektów, pokoi, miejsc, mieszkań i domów, osób i firm;
    2. ewidencjonować pobyty, z umową i bez umowy;
    3. przygotowywać umowy najmu, aneksy, protokoły zdawczo-odbiorcze, pisma, wezwania, wypowiedzenia i pokwitowania z wbudowanych wzorów albo z własnych szablonów, w formacie PDF i Word;
    4. podpisywać dokumenty palcem na ekranie, dodawać pliki podpisane podpisem kwalifikowanym albo skany dokumentów papierowych;
    5. naliczać czynsz, media i kaucję, zapisywać wpłaty, pokazywać zaległości, generować kod QR do przelewu i raporty;
    6. wysyłać Najemcy w Aplikacji i e-mailem rachunki, przypomnienia o płatności i dokumenty;
    7. zapraszać Najemcę do Aplikacji, żeby widział swoją umowę, płatności i dokumenty, zgłaszał wpłaty i podpisywał dokumenty na swoim telefonie;
    8. przechowywać dokumenty i zdjęcia w chmurze;
    9. wysłać nam zgłoszenie problemu lub pomysł.
  2. Aplikacja nie pośredniczy w płatnościach — pieniądze płaci się gotówką albo przelewem bezpośrednio między stronami najmu. Usługodawca nie przyjmuje płatności czynszu.
  3. Usługodawca nie jest stroną umów najmu zawieranych przez Użytkowników i nie pośredniczy w ich zawieraniu.

§ 3. Wymagania techniczne i zagrożenia

  1. Do korzystania z Aplikacji potrzebne są: telefon z systemem Android w wersji obsługiwanej przez Aplikację (podanej w sklepie Google Play), dostęp do Internetu, aktywny adres e-mail lub konto Google oraz — do pobierania plików PDF — aplikacja do ich otwierania. Do zdjęć w protokołach potrzebny jest aparat lub galeria i zgoda na dostęp do nich; do powiadomień — zgoda na powiadomienia.
  2. Korzystanie z Internetu wiąże się z typowymi zagrożeniami, np. próbami wyłudzenia hasła (fałszywe e-maile i strony), złośliwym oprogramowaniem, przejęciem telefonu lub konta przez osobę trzecią. Aby się chronić: pobieraj Aplikację tylko z Google Play, używaj silnego hasła, nie podawaj go nikomu (nigdy o nie nie prosimy), blokuj telefon i aktualizuj system.

§ 4. Opłaty

  1. Korzystanie z Aplikacji jest obecnie bezpłatne.
  2. Jeśli w przyszłości wprowadzimy funkcje płatne, zrobimy to tylko przez zmianę Regulaminu (§ 17) i z wyprzedzeniem. Nic nie zostanie pobrane bez Twojej wyraźnej, osobnej zgody na zakup.

§ 5. Konto — zawarcie umowy

  1. Umowa o świadczenie usług zostaje zawarta, gdy założysz Konto (e-mailem i hasłem albo przez konto Google) i zaakceptujesz Regulamin. Umowa jest zawarta na czas nieokreślony.
  2. Konto może założyć tylko osoba pełnoletnia (od 18 lat). Kto zakłada Konto w imieniu firmy, oświadcza, że może ją reprezentować.
  3. Podawaj prawdziwe dane i aktualizuj je. Nie udostępniaj Konta innym osobom; odpowiadasz za działania wykonane z Twojego Konta, chyba że nie mogłeś im zapobiec.
  4. Jeśli podejrzewasz, że ktoś ma dostęp do Twojego Konta, zmień hasło i napisz do nas.

§ 6. Zasady korzystania

  1. Korzystaj z Aplikacji zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami.
  2. Zakazane jest dostarczanie treści o charakterze bezprawnym, w szczególności: danych osób, do których przetwarzania nie masz podstawy prawnej, treści naruszających dobra osobiste lub prawa autorskie innych osób, treści obraźliwych lub zawierających groźby, a także plików zawierających złośliwe oprogramowanie.
  3. Zakazane jest zakłócanie działania Aplikacji, próby dostępu do cudzych danych, omijanie zabezpieczeń i automatyczne pobieranie danych.
  4. Wpisuj tylko dane potrzebne do najmu. Nie dodawaj kopii dokumentów tożsamości ani danych o zdrowiu, chyba że wymaga tego prawo.

§ 7. Odpowiedzialność Wynajmującego za dane i dokumenty

  1. Wobec Danych Najmu Wynajmujący jest administratorem danych osobowych w rozumieniu RODO. Odpowiada za to, że ma podstawę prawną do ich przetwarzania, że poinformował osoby, których dane dotyczą (Aplikacja dołącza do umów wzór informacji z art. 13 RODO; pracownikom i osobom zamieszkującym informację przekazuje Wynajmujący lub firma-najemca), że dane są prawidłowe i że nie przechowuje ich dłużej, niż wolno.
  2. Wynajmujący decyduje o treści umów i dokumentów, wybiera wzór, wpisuje warunki i sprawdza dokument przed podpisaniem i wysłaniem.
  3. Wzory dokumentów w Aplikacji nie są poradą prawną. Przygotowaliśmy je starannie według prawa polskiego, ale nie znamy okoliczności Twojej sprawy. W ważnych lub nietypowych sprawach skonsultuj dokument z adwokatem lub radcą prawnym.
  4. Wynajmujący sam wykonuje obowiązki wynajmującego wynikające z przepisów, np. podatkowe, zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego, obowiązki meldunkowe czy przechowywanie dokumentów. Aplikacja może o nich przypominać, ale ich nie wykonuje.
  5. Najemca odpowiada za prawdziwość danych, które sam wpisuje i udostępnia Wynajmującemu.

§ 8. Powierzenie przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO)

  1. Akceptując Regulamin, Wynajmujący (administrator) powierza Usługodawcy (podmiotowi przetwarzającemu) przetwarzanie Danych Najmu. Ten paragraf jest umową powierzenia w rozumieniu art. 28 ust. 3 RODO, zawartą w formie elektronicznej (art. 28 ust. 9 RODO).
  2. Przedmiot i czas: przechowywanie i udostępnianie Danych Najmu w Aplikacji przez czas korzystania z niej przez Wynajmującego.
  3. Charakter i cel: zapisywanie, porządkowanie, przechowywanie, wyświetlanie, tworzenie dokumentów, wysyłanie wiadomości, e-maili i powiadomień do osób wskazanych przez Wynajmującego oraz usuwanie — wyłącznie w celu świadczenia usługi.
  4. Rodzaj danych: imię i nazwisko, dane kontaktowe, adres, obywatelstwo, data urodzenia, PESEL, rodzaj i numer dokumentu tożsamości, dane firm (nazwa, NIP, KRS, REGON, przedstawiciel), warunki najmu, rozliczenia i wpłaty, zaległości, numery rachunków bankowych, treść pism i umów, protokoły ze zdjęciami i stanami liczników, obraz podpisu z czasem i modelem urządzenia, pliki dodane przez Wynajmującego.
  5. Kategorie osób: najemcy i kandydaci na najemców, przedstawiciele i osoby kontaktowe firm, pracownicy firm, osoby zamieszkujące z najemcą.
  6. Usługodawca:
    1. przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Wynajmującego — poleceniem jest Regulamin i czynności, które Wynajmujący wykonuje w Aplikacji; jeśli uzna, że polecenie narusza prawo, niezwłocznie o tym poinformuje;
    2. przekazuje dane poza Europejski Obszar Gospodarczy tylko w zakresie i na zasadach opisanych w Polityce prywatności (decyzja Komisji Europejskiej / standardowe klauzule umowne);
    3. dopuszcza do danych tylko osoby upoważnione, zobowiązane do zachowania tajemnicy;
    4. stosuje środki bezpieczeństwa z art. 32 RODO, w szczególności szyfrowanie połączeń, szyfrowanie danych na serwerach, reguły dostępu oddzielające dane każdego Wynajmującego i blokadę zmian podpisanych dokumentów;
    5. korzysta z dalszych podmiotów przetwarzających wymienionych w Polityce prywatności (Google — Firebase; Brevo — e-maile) — Wynajmujący udziela na to ogólnej zgody. O zamiarze dodania lub zmiany takiego podmiotu poinformujemy co najmniej 14 dni wcześniej (w Aplikacji lub e-mailem); Wynajmujący może się sprzeciwić, a jeśli się nie porozumiemy — rozwiązać umowę przez usunięcie Konta. Dalsze podmioty mają takie same obowiązki ochrony danych;
    6. pomaga Wynajmującemu odpowiadać na żądania osób, których dane dotyczą — żądanie, które trafi do nas, przekaże Wynajmującemu w ciągu 7 dni;
    7. pomaga Wynajmującemu wykonywać obowiązki z art. 32–36 RODO, w zakresie, w jakim pozwala na to charakter usługi;
    8. zgłasza Wynajmującemu naruszenie ochrony Danych Najmu bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, z informacjami z art. 33 ust. 3 RODO, jakie w tym czasie posiada;
    9. po zakończeniu umowy (usunięcie Konta) usuwa Dane Najmu; przed usunięciem Wynajmujący może pobrać dokumenty (PDF). Kopie u dalszych podmiotów przetwarzających wygasają w terminach podanych w Polityce prywatności;
    10. udostępnia Wynajmującemu informacje potrzebne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO i umożliwia audyt — raz w roku, po uprzedzeniu co najmniej 14 dni wcześniej, na koszt Wynajmującego i bez dostępu do danych innych Użytkowników. Audyt może być zastąpiony dokumentacją i certyfikatami dalszych podmiotów przetwarzających, a w razie naruszenia ochrony danych może odbyć się bez tych ograniczeń.
  7. Wynajmujący zapewnia, że ma podstawę prawną do przetwarzania i powierzenia Danych Najmu, i nie wpisuje danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) ani danych o wyrokach i przestępstwach (art. 10 RODO), chyba że wymaga tego prawo.
  8. Odpowiedzialność stron za szkody związane z przetwarzaniem danych określa art. 82 RODO.

§ 9. Podpisy i dokumenty w Aplikacji

  1. Podpis złożony palcem na ekranie to zwykły podpis elektroniczny. Dokument podpisany w ten sposób ma formę dokumentową (art. 772 Kodeksu cywilnego), a nie pisemną.
  2. Gdy prawo lub umowa wymaga formy pisemnej (np. umowa najmu lokalu na czas dłuższy niż rok — art. 660 Kodeksu cywilnego, najem okazjonalny i instytucjonalny, wypowiedzenie najmu lokalu mieszkalnego przez wynajmującego), potrzebny jest podpis odręczny na papierze albo kwalifikowany podpis elektroniczny (art. 781 Kodeksu cywilnego). Aplikacja informuje o tym przy podpisywaniu.
  3. Wybór sposobu podpisu i jego skutki prawne należą do stron. Usługodawca nie potwierdza tożsamości osób podpisujących i nie sprawdza ważności podpisów kwalifikowanych — można to zrobić w bezpłatnym weryfikatorze na gov.pl.
  4. Podpisanych dokumentów nie można w Aplikacji zmienić ani usunąć (chyba że usuwane jest całe Konto); Aplikacja zapisuje skrót SHA-256 plików.
  5. Zachowaj własne kopie ważnych dokumentów (pobierz PDF). Jeśli Wynajmujący usunie Konto, jego Najemcy stracą dostęp do jego dokumentów w Aplikacji.

§ 10. Treści Użytkowników i zgłaszanie nielegalnych treści

  1. Użytkownik zachowuje prawa do treści, które dodaje. Udziela nam niewyłącznej, nieodpłatnej zgody na ich przechowywanie, kopiowanie technicznie niezbędne i pokazywanie osobom, którym sam je udostępnia — tylko w celu świadczenia usługi i na czas jej świadczenia.
  2. Treści, które Twoim zdaniem są nielegalne, zgłoś na contact@rent-manager.eu (punkt kontaktowy dla Użytkowników i organów — art. 11 i 12 rozporządzenia (UE) 2022/2065, „DSA”; języki kontaktu: polski i angielski). Podaj: dlaczego treść jest nielegalna, gdzie się znajduje, swoje imię i nazwisko oraz e-mail (chyba że zgłoszenie dotyczy wykorzystywania dzieci), i oświadczenie, że zgłoszenie jest zgodne z prawdą.
  3. Zgłoszenie rozpatrzymy starannie i bez zbędnej zwłoki. Możemy zablokować dostęp do treści albo zawiesić Konto, jeśli treść jest nielegalna lub narusza § 6. O decyzji i jej powodach poinformujemy Użytkownika, który dodał treść, oraz zgłaszającego; od decyzji można złożyć reklamację (§ 12).

§ 11. Odpowiedzialność Usługodawcy

  1. Świadczymy usługę z należytą starannością. Mogą zdarzyć się przerwy (prace techniczne, awarie usługodawców, z których korzystamy) — o planowanych przerwach postaramy się uprzedzić.
  2. Nie odpowiadamy za: treść umów i dokumentów, którą ustala Wynajmujący (§ 7), wybór sposobu podpisu (§ 9), prawdziwość danych wpisanych przez Użytkowników, działania innych Użytkowników ani za kwoty wyliczone na podstawie błędnych danych wpisanych przez Użytkownika.
  3. Wobec Użytkowników, którzy nie są Konsumentami ani Przedsiębiorcami na prawach konsumenta, nie odpowiadamy za utracone korzyści, a nasza łączna odpowiedzialność jest ograniczona do 500 zł. Nie dotyczy to szkody wyrządzonej umyślnie.
  4. Wobec Konsumentów i Przedsiębiorców na prawach konsumenta odpowiadamy na zasadach ogólnych; żadne postanowienie Regulaminu nie wyłącza ani nie ogranicza ich praw, których nie wolno wyłączyć ani ograniczyć umową.

§ 12. Reklamacje

  1. Reklamację złożysz e-mailem na contact@rent-manager.eu albo listownie na adres siedziby. Napisz, czego dotyczy, czego oczekujesz i jak się z Tobą skontaktować (najlepiej e-mail przypisany do Konta).
  2. Odpowiemy w ciągu 14 dni od otrzymania reklamacji, e-mailem lub na papierze. Jeśli Konsument nie otrzyma odpowiedzi w tym terminie, uważa się, że uznaliśmy reklamację (art. 7a ustawy o prawach konsumenta).

§ 13. Odstąpienie, rozwiązanie umowy i usunięcie Konta

  1. Możesz w każdej chwili, bez podania przyczyny i bez kosztów, zakończyć umowę: usuń Konto w Aplikacji (Ustawienia → Usuń konto) albo napisz na contact@rent-manager.eu. Konsument może też odstąpić od umowy w ciągu 14 dni od jej zawarcia bez podania przyczyny — wystarczy to samo.
  2. Możemy rozwiązać umowę z zachowaniem 30 dni wypowiedzenia z ważnych powodów: zakończenie świadczenia usługi w całości, zmiana przepisów lub decyzja organu, która uniemożliwia świadczenie usługi w dotychczasowej formie. Wypowiedzenie wyślemy e-mailem; w tym czasie można pobrać dokumenty.
  3. Możemy rozwiązać umowę bez wypowiedzenia albo zawiesić Konto, jeśli Użytkownik rażąco narusza Regulamin (np. dostarcza treści bezprawne, atakuje Aplikację, przetwarza cudze dane bez podstawy) i nie przestał mimo wezwania, albo gdy naruszenia nie da się naprawić.
  4. Po usunięciu Konta usuwamy dane zgodnie z Polityką prywatności i stroną Jak usunąć konto. Najemca, który usuwa Konto, zostaje odłączony od najmów u Wynajmujących — dane w ewidencji Wynajmującego zostają u niego (jest ich administratorem). Przed usunięciem pobierz dokumenty, które musisz przechowywać.

§ 14. Spory

  1. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozwiązywania sporów, np. pomocy miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów albo wojewódzkiego inspektoratu Inspekcji Handlowej. Informacje: uokik.gov.pl.
  2. Spór z Konsumentem rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych. Spór z Użytkownikiem, który nie jest Konsumentem, rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.

§ 15. Prawo właściwe

Umowa podlega prawu polskiemu. Wobec Konsumenta z innego państwa nie pozbawia to ochrony, jaką dają mu bezwzględnie obowiązujące przepisy jego państwa.

§ 16. Dane osobowe

Zasady przetwarzania danych opisuje Polityka prywatności, a zasady przetwarzania Danych Najmu w imieniu Wynajmującego — § 8.

§ 17. Zmiany Regulaminu

  1. Możemy zmienić Regulamin z ważnych powodów: zmiana przepisów lub decyzja organu, zmiana zakresu lub sposobu świadczenia usług (nowe funkcje, wycofanie funkcji), zmiana dalszych podmiotów przetwarzających, poprawa bezpieczeństwa, wprowadzenie funkcji płatnych, usunięcie niejasności.
  2. O zmianie poinformujemy w Aplikacji lub e-mailem co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie (krócej tylko, gdy wymaga tego prawo). Jeśli nie akceptujesz zmiany, możesz przed tym dniem usunąć Konto (art. 3841 Kodeksu cywilnego).

§ 18. Postanowienia końcowe

  1. Regulamin jest dostępny bezpłatnie pod adresem https://rent-manager.eu/regulamin.html — możesz go zapisać i wydrukować.
  2. Wiążąca jest polska wersja Regulaminu.
  3. Regulamin obowiązuje od 2 listopada 2026 r.